Cuando estudiábamos nociones
básicas de biología en la escuela nos enseñaban aquello de que los seres vivos
nacen, crecen, se reproducen y mueren. Esto mismo trasladado al mundo de la
empresa es de alguna manera así: las empresas se fundan, generan negocio, en
ocasiones se expanden y también en muchas ocasiones “mueren” o “mutan” bien
porque cierran, se fusionan creando una entidad nueva, hacen una escisión de
rama de negocio, se venden, se liquidan, cambian radicalmente de actividad o
cualquier otra situación parecida. En todas esas situaciones hay una constante
que se repite y que, cada vez más, resulta importantísima: ¿qué hacemos con los
datos?
Se ha dicho ya hasta la saciedad
pero lo diremos una vez más: los datos son un activo económico que cada vez tiene
más valor para las empresas. Como activo económico además los datos son
extraordinariamente curiosos:
- Pueden ser propiedad de varias empresas
- Se pueden explotar sin que se desgasten
- Se pueden copiar sin que la calidad de los datos sufran merma alguna
Los usuarios generan cada vez más
datos y las empresas/organizaciones cada vez más conscientes de la importancia
de esos datos para sus negocios los guardan. No pensemos sólo en las bases de datos tradicionales: ¿qué pasa con los
perfiles en redes sociales?
Desde la aparición en escena de
las redes sociales la comunicación y el marketing con los usuarios han cambiado
de manera radical. Una red social bien gestionada que varios miles de
seguidores reales y activos constituye un activo económico importantísimo en
los tiempos que corren porque a ver, ¿cuánto
vale un perfil en twitter con 12.000 seguidores activos y con un perfil de
intereses concreto? No nos engañemos: mucho.
El caso es que las organizaciones
tienden a no prestar la atención debida a la creación y gestión de los perfiles
en redes sociales. El problema se genera cuando la empresa “muere” o “muta”
porque mientras que una base de datos la
puedes duplicar un perfil en redes sociales no. Cuando una empresa está por
ejemplo en liquidación o se vende se da por supuesto en los procesos de due
diligence que los perfiles en redes sociales son de la empresa y en más de una
ocasión descubres que la cosa es mucho más complicada. Un ejemplo:
- El perfil usa el nombre de una marca registrada a nombre de uno de los socios y no de la empresa
- No se ha firmado ningún contrato de licencia de la marca que habilite a la empresa para el uso de la marca que es propiedad del socio (aunque la marca se haya venido usando hasta ahora el problema cuando suceden estas cosas es que al no haber contrato se crea un escenario de inseguridad jurídica ¿hasta cuándo podemos seguir usando la marca?)
- Aunque el coste (nómina o factura) del Community Manager lo haya estado pagando la empresa si el perfil es coincidente con la marca ¿quién tiene derecho a reclamarlo?
- La pregunta del millón: ¿a nombre de quién está registrado el fichero de los datos generados en las redes sociales ante la Agencia Española de Protección de Datos?
Todas esas inseguridades
jurídicas son perfectamente evitables haciendo las cosas bien desde el
principio y eso pasa por:
-
- Acordar unas condiciones concretas (y por escrito) sobre los derechos y la gestión de los perfiles en redes sociales en cualquier caso y más cuando la marca que usamos no pertenece legalmente a la empresa
- Establecer unas políticas claras sobre la gestión con los Community Managers (al final son los únicos que tienen las contraseñas de acceso, entre otras cosas, y eso genera más de un quebradero de cabeza especialmente en los casos de despidos o conflictos laborales), por ejemplo:
- Qué mail se usa para el registro en las redes sociales (siempre uno corporativo)
- A nombre de quién se registra el perfil
- Qué contraseña se establece (y cuándo se cambian esas contraseñas)
- Qué descripción se pone en el perfil de la red social
Las oportunidades que nos ofrece
el entorno digital son inmensas pero no están exentas de riesgos. Lo positivo
es que los riesgos son controlables y más ahora que tenemos la experiencia de
algunos años de gestión. Eso sí, lo que no podemos obviar es que el control de esos
riesgos exige que los prevengamos y eso implica planificar el uso y la gestión
de los medios y recursos que empleamos. Es una inversión que ayudará a ordenar
la gestión de esos medios y que evitará quebraderos de cabeza que pueden salir
muy caros (conozco casos que están terminando en juzgados para reclamar cuentas
en redes sociales).
Nunca está de más darle una
vuelta a estos detalles para asegurar que los riesgos están identificados y
convenientemente gestionados. Si no debemos ser conscientes de que vivimos en
modo kamikaze y antes o después sufriremos las consecuencias.
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